Kalundborg Kommune er nomineret til prisen ‘Årets omlægning af post’.
Under overskriften ‘En succes, der fik smilet frem’ er Kalundborg Kommune normineret til prisen ‘Årets omlægning af post’.
I dag bliver 85 procent af al post fra administrationen i Kalundborg Kommune sendt til borgernes digitale postkasser. Før Kalundborg Kommune satte gang i projektet i forbindelse med overgangen til obligatorisk Digital Post i november 2014 blev der kun sendt 51 procent via Digital Post.
“Fra sommeren 2014 og frem mod 1. november 2014 har vi arbejdet med at omlægge de fysiske brevforsendelser, der primært bliver udsendt fra administrationen, til Digital Post. Det lykkedes”, fortæller Digitaliserings og IT-chef, Anne Dandanell, Kalundborg Kommune.
Fokus på hvilke breve der sendes ud
Projektgruppen satte fokus, sammen med hver enkelt administrativ enhed, på hvilke typer breve, der sendes ud til borgerne.
“Vi prioriterede typerne af breve, og synliggjorde at en stor del uden problemer kunne sendes digitalt. En anden del kunne med lidt tekniske ændringer også sendes digitalt. Så er der den del tilbage, som aldrig kan sendes digitalt – det er fysiske forsendelser og store filstørrelser”, forklarer Charlotte Højlund, teamkoordinator.
Projektgruppen stillede sig til rådighed for hjælp til de administrative medarbejdere og lavede individuelle mål sammen med enhederne. Via stort fokus og løbende opfølgning lykkedes det at hæve andelen af Digital Post voldsomt.
Kalundborg Kommunes projekt er blevet nomineret sammen med ni andre projekter. Vinderen kåres ved en prisfest i København d. 19. november 2015, hvor bl.a. finansminister Claus Hjort Frederiksen lægger vejen forbi. Kåringen er en del af en landsdækkende kampagne for digital kommunikation med det offentlige.
Vinder eller ej
“Vi er stolte af normineringen og ikke mindst af vores arbejde undervejs i processen, som har båret frugt både ressourcemæssigt og økonomisk. Som offentlig myndighed har vi en forpligtelse til at høste digitaliseringens gevinster, men vi har i Kalundborg Kommune også en ambition om at satse på øget anvendelse af digitale løsninger. Digital Post er et væsentligt element”, forsætter Anne Dandanell.
Pr 1. januar 2016 koster et almindeligt økonomibrev, sendt med Post Danmark 8 kr. hvor en digital forsendelse af samme brev koster 0,65 kr.
“Stor ros til alle de medarbejdere i Kalundborg Kommune der har været en del af indsatsen. Uden deres engagement, var vi aldrig kommet så langt. Derfor smiler vi, både over normering, men især over engagementet og succesen med omlægningen”, siger Anne Dandanell.
Kender du muligheden for at give læseadgang?
Borger.dk har iværksat en kampagne i uge 46 og 47, med fokus på særlig IT udfordrede målgrupper og mulighederne for at tildele pårørende læseadgang og fuldmagt.
Kampagnen skal være med til at sikrer borgerne er godt klædt på til den digitale kommunikation med det offentlige.
Kalundborg Kommune har igangsat flere tiltag for lokalt at støtte op om kampagnen.
Det er i uge 46 og 47 muligt at få hjælp til de digitale løsninger i Borgerservice og på Bibliotekerne.
For nærmere information herom, se www.kalundborg.dk eller annonce i Kalundborg Nyt i uge 45 og 46. Herudover bliver der omdelt et ‘Postkort’, med information om hvordan man kan få fuldmagt og læseadgang til ens nærmestes digitale postkasse. Dette omdeles på plejecentre og i de private hjem, hvor Hjemmeplejen har deres gang. Har du barn i skole eller børnehave, vil du ligeledes kunne læse om det på skole, og børneintra.
Hvornår har du sidst tjekket din digitale postkasse?
Du venter måske et vigtigt brev, det kan være indkaldelse til sygehus, besked om S.U. eller indkaldelse til bilsyn. Du kan bruge din digitale postkasse døgnet rundt via www.borger.dk og skrive til Kalundborg Kommune. Du kan besvare modtagen post direkte tilbage og spare frimærket.
